Meine besten Methoden, um die Woche effektiv zu planen

Eines meiner Lieblingsbeschäftigung ist es, herauszufinden wie ich das maximum aus meiner Zeit heraushole, sodass ich viel erledigt kriege im Business und gleichzeitig viel Freizeit habe für meine eigenen Projekte und Familie.

Das ist nicht einfach, aber nach jahrelanger Recherche bei erfolgreichen Unternehmern und eigenen Testings, habe ich folgende Methoden entdeckt die für mich bemerkenswert funktionieren:

🧠 Brain Dumps & Prioritäten

Es gibt nichts wichtigeres als eine Übersicht über seine Aufgaben zu haben. Im normalen Leben haben wir zig Aufgaben im Business, im Privaten und persönliche Themen. Hier ist es wichtig in jedem Bereich, die Aufgaben richtig zu priorisieren und erst recht zu wissen welche Aufgaben sich delegieren lassen.

Ich mache das gerne auf einem A3 Blatt, lege es im Querformat, ziehe Spalten für die Bereiche und notiere mir alles was durch mein Kopf geht. Es ist sozusagen mein Brain Dump. Auf diesem Weg leere ich mein Kopf und mache den Weg frei für Prioritäten.

🚀 Der Wochenplan - Mein Masterplan für die Woche

Nachdem ich die Aufgaben ausgemistet habe und die Prioritäten festgelegt sind, packe ich nun alles in einem Kalender. Nur so hab ich eine visuelle und zeitliche Vorstellung über meine Aufgaben.

Es gibt viele Wege wie man einen Kalender nutzen kann. Hier habe ich für mich eine eigene Version erstellt:

Warum trage ich das nicht einem Google oder Outlook Kalender ein? Weil ich, außer Termine, keine fixen Uhrzeiten stehen haben sonder vielmehr die Prioritäten.

✏️ Thementage

Das wichtigste für mich sind die Verteilung der Aufgaben nach Themen. Ich versuche soweit es geht, nicht verschiedene Arten/Themen von Aufgaben zu vermischen. Z.b. erledige ich ungerne kreative Arbeiten wenn mein Gehirn komplett darauf ausgerichtet ist mathematische Aufgaben wie Buchhaltung oder andere Verwaltungsaufgaben zu erledigen. Das ist kontraproduktiv.

Deshalb packe ich die Aufgaben in verschiedene Themen und verteil die auf die Woche: Montags ist bei IMMER ein Verwaltungstag. Da erledige ich keine kreativen Aufgaben, es sei denn ich hab grad eine kreative Eingebung.

Warum?

Der Montag ist der erste Tag von der Woche. Hier versuche ich alle lästigen Arbeiten so zu erledigen, sodass ich für den Rest der Woche Freiraum habe. Das wären z.B.: Verwaltungsaufgaben, Gespräche und Telefonate, Team Meetings, Feedback-Gespräche, Buchhaltung usw.

⏱️ Unterthemen und Timeslots

Wie du oben bei der Wochenplanung sehen kannst, ist der Tag in 4 verschiedene Slots eingeteilt:

  1. Wichtige & dringende Aufgaben
  2. Wichtige Aufgaben
  3. Kleinram
  4. Termine

Bei "Wichtigen & dringenden Aufgaben" kommen alle ToDo's rein die wirklich brennen bzw. zeitlich begrenzt sind (z.B. die Abgabe der UST- Erklärung oder Projekt Deadline).

Bei "Wichtigen Aufgaben" kommen die Aufgaben rein die dem Wachstum des Unternehmens wichtig sind aber nicht zeitlich begrenzt. Das wäre z.B. Angebote erstellen, Strategie für Thema XY erstellen, eigene Projekte usw.

Bei "Kleinkram" kommen wirkliche kleine und nicht wichtige Aufgaben rein aber dennoch von mir erledigt werden müssen. Also Aufgaben, wo es nicht schlimm wäre wenn ich die heute nicht packe aber irgendwann erledigt haben sollte.

Und "Termine" erklärt sich von selbst. Hier beachte ich nur, dass ich keine Termine vor 12 Uhr erstelle. So hab ich Zeit, am Tag zuerst meine Unternehmensaufgaben zu erledigen.

🤔 Ziele & Fokus

Im Wochenplan stehen immer meine Ziele und Fokus: Kurz und knapp auf dem Punkt gebracht, sodass ich diese nicht aus den Augen verliere. Wie oft versinkt man in Arbeit und erinnert sich plötzlich erst am Wochenende, wo alles ruhiger wird, an seine Ziele: FAIL! Es muss immer ersichtlich sein.

In "Wochenziele" stehen höchsten nur zwei Ziele drin. Meist nur einer. Es ist ein Ziel das mir wichtig ist für die Woche. Kann eine Kleinigkeit sein wie z.B. mit der Family was unternehmen. Wenn die Chance besteht, dass das Ziel untergehen könnte bei all der ganzen Arbeit aber für dich wichtig ist, muss es rein.

Bei "Fokus" sind meist Zitate drin, die mich inspirieren und meine Werte widerspiegeln.

🌞 Das Wetter

Jetzt schmunzelst du bestimmt aber das Wetter der Woche ist wirklich wichtig für mich! Wenn z.B. an einem Tag gutes Wetter ist und die restlichen Tage eher schlechtes Wetter, plane ich alle "Außendienst" Aufgaben an den einen schönen Tag und kürze meine Arbeitszeit sodass ich an dem Tag mehr Freizeit habe.

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So! Nun hast du ein Überblick darüber, wie ich meine Woche plane. Ich hoffe du kannst davon paar Tipps für deine Planung nutzen. Wenn du auch einen geilen Hack hast, wie man die Woche planen kann - immer her damit!

P.S.: Falls du meinen Wochenplan geil finden solltest, es gibt den auch bei Etsy zu kaufen als Download 😊

Hier geht es zum Produkt: Wochenplaner

LG
John

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