Wenn sich meine To-Do's stapeln, wende ich folgende Produktivitätstricks an.
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Wenn sich meine To-Do's stapeln, wende ich folgende Produktivitätstricks an.

Wenn sich meine To-Do's stapeln, wende ich folgende Produktivitätstricks an.
Photo by Clark Tibbs / Unsplash

Zu Beginn dieser Woche fühlte ich mich ein wenig überfordert 😱. Ich war eine Woche lang in Dubai und kam am Montag Abend wieder zurück.  Mein MacBook hatte ich nicht mitgenommen , nur mein IPad. In dieser Zeit hab ich es vermieden Mails zu bearbeiten. Hatte auch nur einmal kurz mit meinem Team ausgetauscht gehabt. Also hatten sich dementsprechend einiges angesammelt an To-Do's, Mails und Calls.

Immer wenn ich in solchen Situationen bin, wo ich einfach nicht weiß wo ich Anfang soll, wende ich diverse Produktivitätstricks an, die mir helfen wieder Klarheit zu gewinnen.

  • Als erstes bearbeite ich alle Mails und Whatsapp Nachrichten nach folgendem Prinzip: Aus der jeweiligen Mail eine To-Do erstellen, Weiterleiten oder löschen. Damit sind meine Postfächer leer
  • Dann erledige ich alle Calls mit Kunden und Team, um ein Status über die Projekte zu verschaffen. Max. 15min. Pro Kunde. (Spätestens jetzt, wird die To-Do Liste länger)
  • Zum Schluss schreibe ich alle To-Do's auf einem weißen Blatt Papier

Um nun dieses Durcheinander an Aufgaben zu sortieren, unterteile ich die Aufgaben in verschiedene Bereiche:

  • EPA's (Einnahmen produzierende Aufgaben, also Aufgaben die Cash bringen)
  • Dringende Aufgaben (Aufgaben die einen sehr kurzen Deadline haben)
  • Wichtige Aufgaben (Aufgaben die zwar sehr wichtig sind, allerdings nicht dringend sind und somit noch etwas Zeit)
  • Kleinkram & Sonstige Aufgaben
  • Termine
  • Private Aufgaben

Nun stelle ich mir die folgende Frage:

Was ist die eine Sache, die ich heute tun kann und die mir die größte Last von den Schultern nehmen würde oder sogar andere Aufgaben überflüssig machen könnte?

Allein durch diese Frage, ergeben sich die Prioritäten und die Reihenfolge der Aufgaben.

Nachdem ich nun Struktur ins Chaos gebracht habe, mache ich mir Gedanken wer mir welche Aufgaben abnehmen kann und welche ich selber machen muss. Dadurch wird die Liste schon kleiner. 🙌🏽

Und voilà! Ich hab einen Fahrplan. 😊✌🏾 - Allerdings stehen meist immer noch zu viele To-Do's an und ich bin kein Fan von Multitasking. Also habe ich mir angewöhnt nach dem Prinzip zu arbeiten, dass ich am Tag jeweils nur eine Sache aus dem oben genannten Bereichen nehme und erledige.

Ich habe meine Aufgaben diese Woche nach diesem Prinzip abgearbeitet. Jetzt ist die Woche fast zu Ende und ich fühle mich wirklich leicht, weil ich die Aufgaben, die mich belastet haben, abgearbeitet habe.

Das ist also die Botschaft des heutigen Beitrags: Wenn Du mit einer langen Liste von Aufgaben zu kämpfen hast, versuche nicht, ein Multitasking-Produktivitätsmeister zu sein. Erledige nur eine Aufgabe pro Tag (bzw. eine Aufgabe aus den verschiedenen Bereichen wie ich). Beginne Immer mit der Aufgabe, die Dir am meisten Kopfschmerzen bereitet, und Dein Geist wird frei sein.

Viel Spaß bei der Planung! 🚀